Helferplanung Schritt für Schritt
Vom leeren Event bis zum vollständigen Einsatzplan: Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie mit Clubo Ihre Veranstaltung organisieren, Helferinnen und Helfer einladen und den Überblick behalten.
So funktioniert es
In drei Schritten zum Einsatzplan
Event anlegen
Erfassen Sie Ihre Veranstaltung mit Datum, Kontaktangaben und Logo — in wenigen Minuten erledigt.
Einsätze planen
Gliedern Sie das Event in Ressorts, Tätigkeiten und Schichten und legen Sie fest, wie viele Helfer wo gebraucht werden.
Veröffentlichen & buchen lassen
Teilen Sie den Link zur Einsatzseite — Helfer buchen ihre Einsätze selbst und erhalten automatisch alle Infos per E-Mail.
Die Anleitung im Detail
Alles, was Sie wissen müssen
Den Aufbau verstehen
Die Helferplanung folgt einer einfachen Struktur: Ein Event besteht aus Ressorts (Bereichen wie Gastro oder Technik). Jedes Ressort enthält Tätigkeiten — also konkrete Aufgaben wie Grillstand oder Kasse. Für jede Tätigkeit definieren Sie Schichten mit Datum und Uhrzeit, und daraus entstehen die einzelnen Einsätze, die Helferinnen und Helfer buchen können.
- Event → Ressorts → Tätigkeiten → Schichten → Einsätze
- Jeder Einsatz ist ein buchbarer Platz für eine Person
- Die Struktur lässt sich jederzeit anpassen und erweitern
Event anlegen
Erstellen Sie im Planner unter «Events» Ihre Veranstaltung. Neben Titel und Datum erfassen Sie die Kontaktperson für Rückfragen, laden auf Wunsch ein Event-Logo hoch und vergeben eine sprechende Web-Adresse für die öffentliche Einsatzseite. Das Event bleibt so lange unsichtbar, bis Sie es aktiv veröffentlichen — Sie können also in Ruhe planen.
- Titel, Datum und Kontaktangaben erfassen
- Eigenes Event-Logo für die öffentliche Seite hochladen
- Sichtbarkeit steuern: erst veröffentlichen, wenn alles bereit ist
Ressorts einrichten
Gliedern Sie Ihr Event in Bereiche — zum Beispiel Gastro, Technik, Auf- und Abbau oder Verkehr. Ressorts schaffen Übersicht bei grossen Anlässen und erleichtern es allen, schnell den passenden Bereich zu finden. Pro Ressort können Sie eine verantwortliche Person hinterlegen.
- Bereiche wie Gastro, Technik oder Aufbau anlegen
- Verantwortliche pro Ressort definieren
- Auf der Einsatzseite nach Ressort filtern
Tätigkeiten erfassen
Innerhalb der Ressorts legen Sie die konkreten Tätigkeiten an: Was ist zu tun, was sollten Helfer mitbringen, und wie viel zählt der Einsatz? Mit einer Beschreibung und allfälligen Anforderungen wissen Helfer schon vor der Buchung genau, was sie erwartet.
- Aufgaben mit Beschreibung und Anforderungen versehen
- Einsatzwert festlegen, etwa für Helferpflicht oder Vergütung
- Reihenfolge frei sortieren
Schichten und Einsätze planen
Für jede Tätigkeit definieren Sie Schichten mit Datum, Start- und Endzeit sowie der Anzahl benötigter Helfer. Clubo erstellt daraus automatisch die buchbaren Einsätze. Hinweise zur Schicht — etwa der Treffpunkt — erscheinen direkt auf der Einsatzseite.
- Datum, Uhrzeit und Helferbedarf pro Schicht festlegen
- Hinweise wie Treffpunkt oder Ausrüstung ergänzen
- Besetzung jederzeit per Fortschrittsanzeige im Blick behalten
Veröffentlichen und Helfer einladen
Ist die Planung komplett, veröffentlichen Sie das Event. Jede Veranstaltung erhält eine eigene öffentliche Einsatzseite mit allen offenen Einsätzen. Den Link teilen Sie per E-Mail, WhatsApp, auf Ihrer Vereinswebseite oder via QR-Code — ganz ohne Zugangshürden für Ihre Helfer.
- Öffentliche Einsatzseite mit eigener Web-Adresse
- Link beliebig teilen: E-Mail, Chat, Website, Aushang
- Live-Ansicht der noch freien Einsätze für Helfer
So buchen Ihre Helfer
Helferinnen und Helfer registrieren sich einmalig mit ihrer E-Mail-Adresse und buchen dann ihre Wunsch-Einsätze — auch mehrere auf einmal. Filter nach Ressort, Tätigkeit, Datum und Schicht machen die Auswahl einfach. Nach der Buchung erhalten sie automatisch eine Bestätigung mit Kalendereintrag; absagen können sie bei Bedarf über einen persönlichen Link, ganz ohne Anruf im Vorstand. Eltern können Einsätze auch im Namen ihrer Kinder buchen, etwa für Schüleranlässe.
- Einmalige Registrierung, danach Buchung mit wenigen Klicks
- Automatische Bestätigungs-Mail mit Kalendereintrag
- Absage über persönlichen Link — Doppelbuchungen verhindert Clubo automatisch
Einsätze verwalten und auswerten
In der Einsatztabelle behalten Sie den Überblick: Wer ist wo eingeteilt, welche Schichten sind noch unterbesetzt? Sie können Helfer auch manuell zuweisen — Clubo warnt automatisch bei zeitlichen Konflikten. Automatische Erinnerungen vor dem Einsatz reduzieren Ausfälle, und per Excel- oder PDF-Export drucken Sie Einsatzlisten für den Anlass.
- Einsatztabelle mit flexiblen Filtern, Gruppierungen und Spalten
- Manuelle Zuweisung mit automatischer Konfliktprüfung
- Erinnerungs-Mails, Excel-/PDF-Export und Auswertungen
Tipps für das nächste Event
Nach dem Event ist vor dem Event: Duplizieren Sie Ihre Veranstaltung für die nächste Austragung — Clubo übernimmt die komplette Struktur und verschiebt alle Termine automatisch auf das neue Datum. Mit Meilensteinen bedanken Sie sich bei treuen Helfern, und über den Vorlagen-Export teilen Sie bewährte Event-Strukturen sogar mit anderen Vereinen.
- Event duplizieren: gleiche Struktur, neues Datum, keine Altlasten
- Treue Helferinnen und Helfer automatisch mit Meilensteinen belohnen
- Event-Vorlagen exportieren und mit anderen Vereinen teilen
Bereit für die entspannteste Helferplanung, die Ihr Verein je hatte? Starten Sie kostenlos — ohne Kreditkarte, ohne Installation.
Fragen? info@clubo.ch